随着组织采用Office 365，他们应该做出另一个同样重要的决定：保护存储在其中的数据。要选择最合适的软件进行备份。
正在采用或计划采用Microsoft Office 365的组织数量继续增加。
但是，随着组织采用Office 365，他们应该做出另一个同样重要的决定：保护存储在其中的数据。要选择最合适的软件进行备份，组织应选择遵循一组新规则。推动Office 365增长的推动力越来越多的组织在线采用Office 365。每月已经有超过2.5亿个人在使用它，并且每年继续以20％或更高的速度增长。
尽管其迅速采用的原因各不相同，但三个实用的理由包括：
•Office 365提供了组织所需和日常使用的功能（电子邮件，文件共享，聊天，在线会议等）
•它处理基础的Office 365管理任务组织做得不好或不想执行（修复，修补程序，升级等）
•Microsoft在其Azure云中托管Office 365。这提供了一个高度可用的基础架构，并为其员工进行了维护，管理和支持方面的培训。
尽管有这些好处，组织仍需要了解Microsoft为Office 365提供的数据保护的类型。将Office 365托管在高度可用的安全云基础结构中可提供许多组织当前缺乏的数据保护级别。但是，微云基础架构并不意味着Microsoft会备份您的数据。
自带功能不能满足数据保护需求
组织最终在线存储在Microsoft Office 365中的任何数据仍然是该组织的保护责任。当然，Microsoft托管Office 365的Office 365和Azure云本身提供了一些数据保护功能。
Office 365与其“已删除邮件”邮箱和“废纸folder”文件夹相比，具有一些数据恢复功能。Azure云将Office 365及其存储的数据托管在其受限访问数据中心的高可用性存储和服务器硬件上。
尽管具有这些功能，但无法将它们等同于备份。如果删除数据，然后清空“已删除邮件”邮箱或回收站，请不要恢复它。同样，如果删除后等待30天以上以恢复数据，请再次准备失望。只有通过备份数据并将其存储在Office 365之外，一个计划才能恢复它。
除了增加Office 365备份的难度外，Microsoft还限制了组织一次可以还原的数据量。Microsoft明智地控制了对Office 365资源的访问，以防止任何实体或租户消耗太多资源。将应用程序可能对Office 365进行的API调用数量限制是实施此策略的一种方法。不幸的是，如果组织需要快速还原大量数据，则默认情况下，Office 365会阻止此操作。
选择Office 365备份软件
组织在选择要备份Office 365的软件时需要遵循新规则。
组织应考虑的三个新规则包括：
- 使用使您可以选择将备份存储在Azure云外部的软件。如果无法访问Office 365，则可能是整个Azure云都变得不可访问。将Office 365备份数据保存在另一提供商的云中，可以提高人们在需要时可以访问Office 365备份的几率。
- 选择监视勒索软件的备份软件。勒索软件对存储在Office 365中的组织数据构成了主要威胁。如果勒索软件删除或加密Office 365中的数据，则组织有责任对其进行恢复。使用监视勒索软件的备份软件有两个目的。首先，组织可以更快地检测到勒索软件，以帮助在攻击开始之前将其阻止。其次，由于Microsoft实施的API限制，它可以最大程度地减少或消除对大数据还原的需求，而这可能是漫长的。
- 选择监视Office 365中的数据访问和活动的备份软件。由于Microsoft在执行Office 365的大型还原时施加的限制，组织希望从一开始就防止任何数据丢失。寻找有助于监视Office 365数据访问和活动的备份软件。通过识别可疑活动，组织可以在数据丢失发生之前就将其阻止。
开箱即用
组织仍然需要并且需要恢复单个电子邮件和文件。在这方面，几乎所有Office 365备份软件都可以满足这些要求。
但是，Microsoft对恢复施加的限制改变了选择备份软件的规则。如果组织丢失了大量Office 365数据，恢复数据将变得更加复杂和漫长。
因此，组织必须跳出思路。适用于Office 365环境的最佳备份软件必须做的不仅仅是备份数据。理想情况下，它还应包括一些选项，以最大程度地减少和防止Office 365内发生数据丢失。
作者：Jerome M. Wendt， DCIG
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