虽然对备份数据的频率没有什么要求，但有一个考虑因素可以帮助您做出决定：重新创建自上次备份以来添加或修改的数据的成本。

计算文件服务器或工作站恰好在计划进行下一次备份之前（总是假定最坏的情况）发生故障时所造成的损失，包括人工、失去的时间和/或销售以及其他代价。如果代价巨大或很小，就应该相应地调整策略。

例如，重建一个不断被若干个数据库操作员更新的大型数据库系统的代价是相当可观的。相反，重建用户创建的一两个办公室备忘录数据的代价就很小。在这种情况下，网络管理员可能会选择每天将数据库备份多次，并为用户的工作站设置每日作业。

在理想环境中，工作站应该每天执行一次“完全”备份，而服务器应该更频繁地“完全”备份。经常变化的重要数据文件和目录应当每天备份多次。由于时间和介质的限制，这对许多环境都是不可行的，因此必须实行包括“增量”或“差异”备份的计划。出于安全方面的考虑，在服务器添加新的应用程序或更改配置之前必须执行一次“完全”备份。