邮件归档一方面是应对法规遵从及电子诉讼要求，同时可以实现数据的迁移，解放主存，利用邮件归档提供邮件服务器性能。
应对法规遵从的要求
这通常要求对所有雇员或特定组织的雇员的邮件进行归档，来自或发给用户的邮件也要求归档。这种应用有时也被称为email日志，因为每条信息都被自动拷贝到一个日志中，随后被归档。
这种归档通常来自于象（塞班斯法案）SEC 17a－4这样的法规的要求。一个做错事的公司如果没有实施归档信息通常会被法院要求必须保存数年的归档数据。
一些公司使用email监督机制，即实时监控邮件中的“恶意”行为，而不是事后再监测。这通常被证券机构的经纪人要求（根据 NASD 3010）以将责任风险降到最低。Email监督可以监控内部交易、价格修改、泄漏机密信息、色情信息、种族/青少年/性别歧视等。
Email监督可以被“事前查看”或“事后查看”。“事前查看”可以在不恰当的信息传送出去之前被隔离掉，“事后查看”则在信息被传送出去后才进行标记或捕获，但并非所有的email归档软件供应商都提供监督功能。
数据迁移，解放邮件服务器的主存储空间，提供性能
将收件箱中旧的或大的信息转移到二级存储中以节省金钱与存储空间。
归档的信息通常都对每一个用户是透明可用的（当连接到公司内部网络上时），最紧密的集成可以让用户仍然在自己的收件箱中看到这些已归档的邮件，而较松散的集成则可以让用户通过一个分离的浏览器窗口访问已归档的邮件。
Email搜索与电子诉讼支持
email搜索是能够搜索所有归档的email并迅速找出所有符合搜索条件的email。
这种功能最常被用于诉讼支持，或者响应来自法院、政府机构、或反方律师的查询请求。
从备份的磁带系统中查询email是非常缓慢与昂贵的，通常磁带系统并不能正确地找出所有的合适的email。
即使没有法律诉讼，法院或政府机构也可能要求公司找出与某事件相关的所有email。这最有可能发生在高度法规遵从的行业，比如：金融、健康医疗、汽车、能源以及医药行业，任何公司都有可能被遭到政府的调查。
即使没有外部请求，公司内部的律师或法律官员也经常会搜索“坏”的email以检测不良行为以及早避免问题。比如：如果一个公司曾经被控告有内部交易、性骚扰或工作歧视，法律或HR部门会可能检索每周的email以确信不再会发生类似事件。
在任何时刻，财富500强公司平均面临着20件或更多的严肃的法律诉讼。而从备份的磁带中查找email则会耗费10万到300万美元。而如果使用一个好的email归档系统与NearStore则可以将上述费用减少90%。即使不是经常有诉讼事件，Email搜索也是非常必要的。
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